Kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất - Từ lý luận đến thực tiễn

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp (DN) sản xuất không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước, mà còn phải cạnh tranh gay gắt, quyết liệt hơn từ công ty nước ngoài, có lợi thế hơn cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do vậy, để cạnh tranh được, các DN sản xuất cần phải tìm được một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong số các giải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý… và thông tin chủ yếu để làm cơ sở chính là thông tin kế toán.

Tại các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, như Canada, Mỹ, Kế toán quản trị (KTQT) đã trở thành một nghề với những tiêu chuẩn nghề nghiệp xác định, và được coi là công cụ quản lý khoa học và có hiệu quả nhằm kịp thời xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị. Tuy nhiên ở Việt Nam, thuật ngữ “KTQT” mới chỉ được ghi nhận chính thức trong Luật Kế toán ban hành vào ngày 17/06/2003, và đến ngày 12/6/2006, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 53/2006/TT-BTC về việc “Hướng dẫn áp dụng KTQT trong DN”, nhưng việc triển khai, áp dụng cụ thể vào từng loại hình DN như thế nào thì còn nhiều vấn để phải xem xét và nghiên cứu. Theo đó, KTQT được hiểu là “việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”.

KTQT còn được hiểu khía cạnh khác là việc thu thập, xử lý thông tin về các nguồn lực hiện có của DN nhằm cung cấp cơ sở cần thiết để nhà quản trị đưa ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của DN trong tương lai.

A.    Sự khác biệt của KTQT so với kế toán tài chính

KTQT và kế toán tài chính (KTTC) có những điểm chung, đó là đều đề cập đến các sự kiện kinh tế trong DN, đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán và là biểu hiện trách nhiệm của người quản lý. Tuy nhiên, KTQT có sự khác biệt so với KTTC:

1. Về đối tượng sử dụng thông tin: KTQT nhấn mạnh việc cung cấp số liệu cho việc sử dụng nội bộ của người quản lý; còn KTTC chủ yếu hướng đến đối tượng bên ngoài DN.
2. Về đặc điểm của thông tin: thông tin của KTQT gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính, có vai trò quan trọng trong quá trình vận hành DN; thông tin của KTQT không có tính pháp lý. Hơn nữa, KTQT đặt trọng tâm cho tương lai nhiều hơn bởi phần lớn các nhiệm vụ và nhu cầu về thông tin của người quản lý có mục tiêu trong tương lai. Ngược lại, KTTC rất ít khi phải làm các việc ước lượng hoặc dự định cho tương lai, và số liệu thu nhận được trong sổ sách KTTC chỉ gồm các quá trình kinh doanh đã xảy ra trong quá khứ, và thông tin của KTTC có tính pháp lý cao.
3. Về nguyên tắc trình bày và cung cấp thông tin: KTQT không tuân thủ các nguyên tắc chung về áp dụng kế toán, các nhà quản lý của một DN không bị phụ thuộc và các nguyên tắc chung này; còn các văn bản của KTTC phải được soạn thảo đúng với nguyên tắc chung, chuẩn mực kế toán quốc tế và quốc gia.
4. Về hình thức sử dụng báo cáo: báo cáo của KTQT đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việc của DN, từng tình huống ra quyết định, linh hoạt theo yêu cầu quản lý, trong khi báo cáo được sử dụng trong KTTC là các báo cáo tổng hợp, theo hệ thống BCTC và bắt buộc theo mẫu.
5. Về kỳ báo cáo: báo cáo của KTQT thường xuyên hơn và ngắn hơn kỳ báo cáo của KTTC theo yêu cầu của nhà quản trị.
6. Về quan hệ với các ngành khác: do yêu cầu thông tin của KTQT đa dạng nên KTQT phải sử dụng nhiều thông tin cũng như phương pháp của các ngành khác để có thông tin hữu ích, ví dụ như ngành thống kê, phân tích...

B.     Nội dung của KTQT

Nội dung của KTQT được xác định trên cơ sở mục tiêu và yêu cầu quản trị của DN cụ thể. KTQT có nội dung rất rộng và có thể chia thành hai nội dung cơ bản:

1. Thứ nhất, xét theo nội dung thông tin KTQT cung cấp, KTQT gồm:

-        KTQT các yếu tố SXKD;

-        KTQT chi phí và giá thành sản phẩm;

-        KTQT doanh thu và kết quả kinh doanh;

-        KTQT các khoản nợ;

-        KTQT các hoạt động đầu tư tài chính;

-        KTQT các hoạt động khác của DN.

2. Thứ hai, xét theo quá trình KTQT trong mối quan hệ với chức năng quản lý, KTQT gồm các khâu:

-        Chính thức hóa các mục tiêu của đơn vị thành các chỉ tiêu kinh tế;

-        Lập dự toán chung và các dự toán chi tiết;

-        Thu thập, cung cấp thông tin về kết quả thực hiện các mục tiêu;

-        Soạn thảo báo cáo KTQT.

C.    Hiện trạng áp dụng KTQT trong các DN sản xuất hiện nay

Tại nhiều quốc gia trên thế giới, việc áp dụng KTQT trong các DN không hề mới, đặc biệt là các nước có nền kinh tế phát triển như Anh, Pháp, Mỹ. Tuy nhiên ở Việt Nam, KTQT mới xuất hiện và phát triển gắn liền với các chính sách, chế độ kế toán áp dụng ở các DN và trở thành cấp bách trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán vào đầu những năm 2000, khi các DN cần nâng cao chất lượng quản lý để tăng năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. Trong tình hình thực tế hiện nay, hiện trạng áp dụng KTQT trong các DN sản xuất ở nước ta có những đặc điểm sau:

1.      Thứ nhất, các DN sản xuất mới chỉ tiếp cận cũng như có sự hiểu biết về KTQT trong giới hạn nhất định mặc dù các yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý luôn được đặt ra, còn KTTC là phần được chú trọng nhất. Phần hành KTQT chưa có vị trí độc lập trong DN, cũng có thể có một số DN có bộ phận KTQT độc lập với KTTC nhưng còn ở mức độ khiêm tốn. Có tình trạng này là do hệ thống kế toán DN vốn vận hành theo chế độ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, mà chế độ kế toán hiện nay mới chỉ đề cập đến nội dung KTTC, vì vậy các DN đã không tìm đến hệ thống kế toán nào khác ngoài hệ thống KTTC, điều này ảnh hưởng lớn đến các nhà quản trị trong việc sử dụng thông tin KTQT để kiểm soát, quản lý DN cũng như đưa ra các quyết định kinh tế.

2.      Thứ hai, KTQT trong các DN sản xuất chủ yếu hiện nay vẫn chỉ dừng lại ở khâu lập kế hoạch và quản trị chi phí, chứ chưa tạo ra giá trị tăng thêm cho doanh nghiệp. KTQT còn vẫn bị hiểu sai từ nội dung đến cách thức xây dựng khiến cho nhiều doanh nghiệp còn lúng túng khi nghiên cứu để áp dụng vào thực tiễn.

3.      Thứ ba, còn ít doanh nghiệp sản xuất chú trọng đến việc đào tạo KTQT, do đó nhân viên tại DN được đào tạo chủ yếu để thực hiện công tác KTTC, còn KTQT chưa có đủ trình độ và kiến thức nhất định để thực hiện.

4.      Thứ tư, về hệ thống chứng từ, lập sổ sách báo cáo KTQT: nhiều DN chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cho đúng với tính chất và nội dung của nghiệp vụ cũng như yêu cầu quản lý, còn thiếu các chứng từ kế toán nội sinh để phản ánh các nghiệp vụ phục vụ cho yêu cầu quản trị DN. Các DN sản xuất mới chỉ dừng lại báo cáo bắt buộc theo quy định của chế độ, còn báo cáo của KTQT phục vụ cho yêu cầu quản trị thì hầu như chưa có cơ sở để thực hiện.

5.      Thứ năm, về công tác phân tích báo cáo KTQT trong các DN sản xuất: đa phần còn chưa được quan tâm đúng mức và mang nặng tính hình thức, việc phân tích báo cáo KTQT chủ yếu dưới hình thức diễn giải, giải thích số liệu hoặc thuyết minh mà chưa có dự toán cần thiết cho tương lai.

6.      Thứ sáu, việc ứng dụng phần mềm dùng cho KTQT chưa được áp dụng, do DN sản xuất chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của KTQT và do hạn chế về nhân lực và chi phí bỏ ra. Các DN mới chỉ mới áp dụng phần mềm kế toán, nên việc lấy số liệu chỉ dừng ở việc tận dụng nguồn thông tin từ KTTC, trong khi chưa có sự liên kết giữa các bộ phận khác nhau.

D.    Những định hướng để thực thi KTQT có hiệu quả trong các DN sản xuất hiện nay

Trong nền kinh tế thị trường, hệ thống kế toán DN phải bao gồm KTTC và KTQT. KTQT được hình thành song song với KTTC và sự tồn tại hai bộ phận chuyên môn kế toán này hoàn toàn không mâu thuẫn mà tạo nên sự hỗ trợ cần thiết để đảm bảo cho chức năng phản ảnh và cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản lý một cách đầy đủ. Sự cạnh tranh càng gia tăng, KTQT càng cần thiết, càng nổi bật vai trò, do vậy để sử dụng hiệu quả của công cụ này, DN sản xuất cần phải:

-        Cần xây dựng hệ thống và định hướng phát triển KTQT bằng việc định hình mô hình KTQT, nghĩa là định hình khái niệm, giả thiết, nguyên lý, phương pháp của tiến trình thiết lập nền tảng kế toán, từ đó quyết định ghi chép, tính toán, báo cáo một thực thể hoạt động DN.

-        KTQT được xây dựng phù hợp với quy trình hoạt động, nguyên lý vận hành quy trình hoạt động, mô hình tổ chức quản lý hoạt động, phương thức quản lý hoạt động; trong đó, mô hình tổ chức quản lý hoạt động, phương thức quản lý hoạt động tác động trực tiếp đến KTQT và quyết định những đặc trưng KTQT ở từng DN.

-        DN cần xây dựng quy trình thống nhất, thiết lập hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đó chính là cơ sở để cung cấp nguồn số liệu chính xác cho KTQT trong quá trình thu thập thông tin, lập báo cáo, tạo hiệu quả trong việc so sánh các chỉ tiêu.

-        DN phải xây dựng hệ thống chỉ tiêu KTQT tự đặt ra, với mục tiêu phải so sánh được số liệu giữa các kỳ, từ đó giúp đánh giá tình hình hoạt động thực tế của DN.

-        Cần xây dựng đội ngũ nhân sự có chuyên môn làm công tác kế toán, có thể phân tích, đánh giá số liệu thu thập được một cách chính xác, kịp thời.

-        ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống phần mềm quản trị, giúp việc khai thác dữ liệu được hiệu quả, không bị bỏ sót và nhanh chóng.         

E.     Các giải pháp ứng dụng KTQT vào các DN sản xuất

Từ những thực trạng và định hướng trên, để có thể áp dụng KTQT vào các DN sản xuất cần phải có các giải pháp đồng bộ sau:

1.      Thứ nhất, về phía các cấp quản lý vĩ mô: Nhà nước và các cơ quan quản lý cần can thiệp nhằm quy định và hướng dẫn mô hình KTQT, để DN thấy tầm quan trọng và hiệu quả mang lại khi vận dụng KTQT. Đồng thời, cần hỗ trợ các DN tốt hơn trong việc đào tạo nhân lực, nghiên cứu, triển khai phát triển lâu dài KTQT.

2.      Thứ hai, về phía các DN sản xuất:

-        Các DN sản xuất cần nhận thức đúng về tầm quan trọng của KTQT, chủ động đẩy mạnh áp dụng KTQT trong hoạt động điều hành SXKD nhằm đạt được hiệu quả quản lý cao nhất.

-        Các DN phải tự xây dựng một hệ thống chỉ tiêu KTQT cụ thể theo mục tiêu đề ra đồng bộ và thống nhất, tránh sự trùng lắp, đảm bảo cho thông tin được thông suốt, nhanh chóng và kịp thời. Báo cáo KTQT cần kết hợp với các loại báo cáo khác của DN, như báo cáo về thị trường, về công nghệ sản xuất, từ đó giúp DN có cái nhìn toàn diện hơn về các yếu tố tác động đến quá trình SXKD.

-        DN cần xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo KTQT cho phù hợp với công tác quản lý và đặc điểm SXKD riêng của DN, dựa trên các mô hình KTQT đã được áp dụng của các DN trong và ngoài nước. Báo cáo của KTQT lập ra phải sử dụng kết hợp với các báo cáo khác của DN như báo cáo về thị trường, đối thủ cạnh tranh, … để có những nhìn nhận một cách toàn diện hơn về các yếu tố tác động đến hoạt động của DN.

-        Đối với nhà quản trị DN: cần nâng cao nhận thức và trình độ quản lý để tăng cường hiệu quả đối với các quyết định quản trị, nhằm đáp ứng khả năng cạnh tranh và yêu cầu hội nhập thực tế.

-        Đối với việc tổ chức bộ máy kế toán của các DN: thực tế hiện nay, các DN chủ yếu tập trung vào KTTC, do đó cần sắp xếp lại bộ máy kế toán theo hướng kết hợp giữa bộ phận KTTC và KTQT, trong đó KTQT sử dụng nguồn thông tin đầu vào chủ yếu do KTTC cung cấp, xử lý và lượng hóa thông tin theo các chức năng riêng của mình.

-        Đối với nguồn nhân lực thực hiện KTQT: tăng cường đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn cho các kế toán viên về KTTC cũng như KTQT. Bên cạnh đó nhân viên KTQT cần phải đảm bảo được những chuẩn mực đạo đức đối với việc hành nghề, và các chuẩn mực này được nghiên cứu, ban hành bởi một tổ chức nghề nghiệp có uy tín.

-        Ứng dụng công nghệ thông tin trên phần mềm quản trị thống nhất, giúp cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời.

-        Tăng cường học tập kinh nghiệm áp dụng KTQT của những tập đoàn kinh tế tại các quốc gia có nền kinh tế phát triển trên thế giới về mô hình báo cáo, hệ thống chỉ tiêu, từ đó áp dụng phù hợp với thực tế của mình.

Kết luận

KTQT được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, bởi tính linh hoạt, hữu ích và kịp thời của thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ DN. Chính vì kiến thức về KTQT trong đội ngũ làm công tác kế toán của DN sản xuất còn mới mẻ, nên việc áp dụng vào thực tế có nhiều hạn chế. Chính vì vậy, việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện công tác KTQT để thích nghi với yêu cầu, nội dung đổi mới hiện nay là vấn đề cấp thiết cả về lý luận và thực tiễn./.

Tài liệu tham khảo

- Đoàn Xuân Tiên (2009), Giáo trình KTQT DN, Nxb Tài chính.

- Ngô Thế Chi, Trương Thị Thủy (2013), giáo trình Kế toán tài chính, Nxb Tài chính.

- Nguyễn Ngọc Quang (2010), KTQT DN, Nxb Đại học kinh tế quốc dân.

- Bộ Tài Chính (2006), Thông tư 53/2006- “Hướng dẫn chế độ áp dụng KTQT trong các DN”

- http://tapchitaichinh.vn

- http://webketoan.com.

Theo Tạp chí Kế toán & Kiểm toán – Bài của Th.s Hồ Mai Ly - Bộ môn Kế toán doanh nghiệp, Học viện Tài chính