Hồ sơ kiểm toán - nhận thức về chức năng và tổ chức hồ sơ

Công việc kiểm toán được tiến hành bởi nhiều người, trong một thời gian nhất định. Do vậy, việc phân công và phối hợp kiểm toán cũng như việc giám sát công việc của ban kiểm soát chất lượng, phải được tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ. Thông qua hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên (KTV) có thể đánh giá tiến độ và tiếp tục điều hành công việc. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản, để giúp lãnh đạo Công ty Kiểm toán và Kiểm toán Nhà nước có thể kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng kiểm toán thích hợp, làm cơ sở cho kết luận của KTV.

Chính vì thế, có thể kết luận rằng, hồ sơ kiểm toán là một phần không thể thiếu được trong mỗi cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán có ý nghĩa to lớn trong cuộc kiểm toán:

1. Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán là cơ sở, là căn cứ cho KTV đưa ra ý kiến của mình. Chức năng của kiểm toán tài chính là hướng tới việc xác minh và bày tỏ ý kiến dựa trên cơ sở các bằng chứng kiểm toán. Mà các bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều cách khác nhau và từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó, chúng cần được thể hiện thành các tài liệu theo những dạng nhất định, sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp KTV lưu trữ và làm bằng chứng khi cần thiết, để bảo vệ ý kiến của mình. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán bảo đảm cho KTV khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán.

2. Thứ hai, hồ sơ kiểm toán là bằng chứng quan trọng chứng minh cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán có các kế hoạch, chương trình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng, …. cũng cần được ghi chép dưới dạng tài liệu, để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng như làm cơ sở để chứng minh việc kiểm toán đã được tiến hành theo đúng những chuẩn mực thực hiện.

Theo tính chất tư liệu của KTV, thì hồ sơ kiểm toán được phân thành hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán chi tiết, hay còn gọi là hồ sơ kiểm toán riêng.

-        Hồ sơ kiểm toán chung, là các thông tin chung về đối tượng được kiểm toán, liên quan từ hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một đối tượng  Hồ sơ kiểm toán chung thường bao gồm: Các thông tin chung về đối tượng được kiểm toán, các tài liệu số liệu về tài chính. Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu này.

-        Hồ sơ kiểm toán chi tiết, bao gồm toàn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán của một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán chi tiết, thường bao gồm: Các thông tin về người lập, người kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán;  Các văn bản về tài chính, kế toán,..; Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, BCTC và các báo cáo khác,... (bản dự thảo và bản chính thức); Quyết định kiểm toán và kế hoạch kiểm toán, ý kiến của đối tượng kiểm toán. hợp đồng kiểm toán và bản thanh lý hợp đồng;  Những bằng chứng kiểm toán và kết luận trong việc đánh giá rủi ro;  Các kết luận của KTV về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán và các KTV đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó; Các tài liệu liên quan khác. Khi hoàn thành cuộc kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán được tập hợp và lưu trữ thành bộ hồ sơ theo thứ tự đã đánh số để giúp tra cứu dễ dàng. Hồ sơ kiểm toán là tài sản của công ty kiểm toán. Phải bảo quản hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc an toàn và bí mật số liệu. Việc lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo theo đúng các yêu cầu về mặt nghiệp vụ và luật pháp. 

Để thiết lập và thực hiện hồ sơ kiểm toán cần nhận thức đầy đủ về chức năng của hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán Nhà nước về tài chính nói riêng. Trong quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau. Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một tài liệu lưu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán có những chức năng chính sau:

1. Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán. Công việc kiểm toán thường được tiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu cần thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này.  Các KTV chính sẽ căn cứ vào chương trình kiểm toán để thực hiện như sau: Lập ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết và giao cho các trợ lý kiểm toán thực hiện. Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành và các kết quả thu được sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán. Như vậy, thông qua cách này, một KTV chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lý. Hồ sơ kiểm toán, cung cấp thông tin giữa các KTV để phối hợp hoạt động kiểm toán. Kết quả công việc của KTV này, có thể được sử dụng bởi các KTV khác để tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công việc. Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bước công việc được hoàn thành có liên quan trong quá trình kiểm toán. KTV chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đã phát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi, để đánh giá tiến độ và tiếp tục điều hành công việc.

2. Thứ hai, mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về một đối tượng.

Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ được tiếp tục bổ sung, cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tượng có liên quan.

3. Thứ ba, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của cácKTV và trợ lý kiểm toán.

Việc xem xét và kiểm tra chất lượng công việc của các trợ lý kiểm toán được tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện. Việc xem xét và kiểm tra này, được tiến hành từ thấp đến cao: KTV chính sẽ kiểm tra và yêu cầu các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán của mình, sau đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục bởi các trưởng đoàn kiểm toán, kiểm toán trưởng, ban soát xét, … Quá trình này, bảo đảm chất lượng của hồ sơ kiểm toán và công việc của KTV, trợ lý kiểm toán được giám sát đầy đủ. Sau mỗi lần kiểm tra, người kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán, để xác nhận sự kiểm tra của mình.

4. Thứ tư, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán.

Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán, vì mục đích cuối cùng của một cuộc kiểm toán là đưa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của KTV về tình hình tài chính của đơn vị được kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán chính là những bằng chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những phân tích đánh giá của KTV. Vì thế, hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở để các KTV đưa ra ý kiến, đưa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán, sau khi tiến hành cuộc kiểm toán.

5. Thứ năm, hồ sơ kiểm toán làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau.

Để tiến hành cuộc kiểm toán có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xây dựng một kế hoạch chiến lược, kế hoạch chi tiết sát với tình hình thực tế. Như vậy, để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của công việc lập kế hoạch kiểm toán, KTV sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán kỳ trước như là nguồn thông tin phong phú, cho việc lập kế hoạch và cuộc kiểm toán kỳ sau, cụ thể là: Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vào thời gian. Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội thực tế của kỳ trước. Một số tài liệu sẽ  cho biết các vấn đề “nổi cộm” cần đặc biệt quan tâm.  Nhờ đó, KTV chính sẽ đỡ tốn thời gian hướng dẫn cụ thể và chi tiết. Tuy nhiên, việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trước đòi hỏi phải chú ý các vấn đề như sự thay đổi về các mặt hoạt động, hệ thống kiếm soát nội bộ của đơn vị và khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán.

6. Thứ sáu, hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý công việc kiểm toán. KTV, nhất là KTV Nhà nước phải chứng minh được rằng, công việc kiểm toán đã được tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế và Chuẩn mực kiểm toán Nhà nước hiện hành, thông qua hồ sơ kiểm toán. Muốn vậy, hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không chứa đựng những vấn đề không thể giải thích được, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổi không giải thích được,…

7. Thứ bảy, hồ sơ kiểm toán làm tài liệu cho đào tạo. Với những người mới bắt đầu bước vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán những năm trước được coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng, kết hợp với sự hướng dẫn của những KTV có kinh nghiệm. Hồ sơ kiểm toán là những tài liệu thực tế nhất mà người mới vào nghề cần phải tiếp cận để làm quen dần với công tác kiểm toán./.

 

Tài liệu tham khảo

1. PGS.TS Đặng Văn Thanh, 2015, Giáo trình Kiểm toán căn bản, Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội.
2. Hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, 2013, NXB Tài chính Hà Nội.

 

Theo Tạp chí Kế toán & Kiểm toán – Bài của Đặng Văn Quang -  Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội